Merangkum Cara Kerja Ms.Excel, Menggunakkan Rumus, Range, dan Fungsi

Cara kerja Ms.Excel

• PERHITUNGAN DASAR

Excel memang ditujukan untuk mengolah data berupa angka yang bisa anda tambah, ubah, dan manipulasi sesuai keinginan anda. Nah, mempelajari bagaimana cara menghitung di Excel merupakan langkah awal untuk mengerti konsep keseluruhan.

Di Excel, untuk menghitung angka dan memanipulasi data lainnya memiliki istilahnya sendiri yaitu menggunakan "Fungsi". Fungsi bisa dikatakan "rumus" agar angka yang keluar sesuai yang kita inginkan. Untuk membuat Fungsi, anda harus klik kotak yang tersedia di Excel dan ketik tanda "=" (sama dengan)

Misalnya anda ingin menghitung 5 + 5. Anda pasti sudah tahu kalau hasilnya 10, jadi formula lengkapnya adalah “5 + 5 = 10”. Di Excel, tanda “=” diketik terlebih dahulu, baru diikuti dengan rumusnya. jadi, untuk menampilkan hasil pertambahan, silahkan ketik di Excel “=5+5”. Setelah anda tekan enter, maka hasilnya akan keluar.

Berikut tanda/operator yang bisa anda gunakan untuk perhitungan dasar di Excel:

•         “+” Untuk melakukan operasi pertambahan.
•          “-” Untuk melakukan operasi pengurangan.
•         “*” (Tanda bintang/SHIFT + 8) Untuk melakukan operasi perkalian.
•         “/” (Garis miring) Untuk melakukan pembagian

Pengembangan dan Latihan: Sekarang anda tahu perhitungan dasarnya. Silahkan anda membuat perhitungan kompleks seperti rumus luas kerucut maupun yang lainnya dengan menggunakan operator diatas. Anda juga bisa menggunakan tanda kurung untuk memprioritaskan perhitungan. Contoh: (2+3) x 2 = 10.

•                 Kalkulasi cepat dengan Autosum

·         Setelah anda mempelajari bagaimana perhitungan dasar di Excel, ini saatnya untuk anda merasakan salah satu kekuatan Excel yaitu Autosum. Autosum disini merupakan fungsi yang bisa anda gunakan untuk kalkulasi cepat tanpa perlu repot-repot mengetahui rumus perhitungannya.

      Misalnya anda ingin menjumlahkan 10 angka di 10 sel dalam 1 kolom atau baris. Anda cukup menyeleksi semua sel tersebut dan klik Home > Autosum. Maka semua sel tersebut akan dijumlahkan seperti gambar diatas.

     Selain penjumlahan, anda juga bisa menggunakan fungsi-fungsi lainnya pada menu Autosum seperti gambar diatas.  Penjelasan untuk masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

o    SUM: Penjumlahan

o    Average: Mencari nilai rata-rata.

o    Count Numbers: Mendapatkan jumlah sel yang diseleksi.

o    Max: Mencari nilai paling besar.

o    Min: Mencari nilai paling kecil.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba seluruh fungsi yang ada di Autosum. Anda juga bisa mencoba fungsi lainnya diluar dari Autosum.

3. Otomasi data sederhana dalam sel

Anda memiliki tabel dengan kolom ‘nomor’. Nomor tersebut pastinya berisi dari nomor 1 hingga berapapun jumlah barisnya. Jika anda memiliki data yang banyak, apakah anda harus mengetik semua nomor tersebut? Untungnya, Excel memiliki fitur yang dapat menjawab hal tersebut.

Contohnya…

Silahkan anda ketik 1 di sel pertama. Kemudian ketik 2 di bawah dari angka 1 tadi atau disamping kiri atau kanannya. Kemudian, blok dua angka tersebut dengan cara klik kiri dan tahan dari sel A1 dan geser ke sel A2 seperti pada gambar diatas. Setelah anda blok, nanti dipojok kanan bawah blok tersebut, akan ada kotak berwarna hijau. Silahkan anda klik dan geser kebawah. Untuk percobaan kali ini, silahkan anda geser hingga ke sel A5.

 Setelah anda geser, maka hasilnya akan jadi seperti gambar diatas. Hal ini dapat terjadi, karena di sel A1 dan A2 masing-masing terisi 2 angka, yaitu angka ‘1’ dan angka ‘2’. Excel menjadikan kedua angka tersebut patokan dan menemukan pola bahwa angka ‘1’ dan angka ‘2’ merupakan angka yang ditambah 1 dimulai dari sel A1. Jadinya, A1 ditambah 1 menjadi 2. Setelah menemukan polanya, Excel secara otomatis menghitungnya lagi ketika anda geser kebawah dan semuanya akan bertambah 1 sesuai dengan angka dalam sel sebelumnya.

 4. Memformat angka

Format angka dibutuhkan jika anda memasukkan data dengan jenis yang berbeda. Misalnya 100% tentu berbeda dengan Rp. 100. Walaupun anda mengetikkan sama-sama angka “100”, penggunaannya berbeda. Di Excel, anda bisa megubah format angkanya sesuai dengan yang diinginkan.

Silahkan anda blok terlebih dahulu angka yang akan diubah formatnya. Kemudian pada bagian “Number”, klik menu gulir bawah yang bertuliskan “General”. Kemudian pilih format angka yang anda inginkan. 

Hasilnya bisa anda lihat seperti gambar diatas. Ketika saya memilih “Currency”, maka secara otomatis Excel akan mengubah formatnya menjadi format Rupiah. 

5. Membuat tabel

Tips lainnya untuk cara belajar menggunakan Excel dengan cepat adalah membuat tabel. Dengan membuat tabel, data yang anda berikan dapat diorganisir di Excel lebih mudah lagi. Jangan menganggap bahwa dengan mengisi data di sel-sel di Excel, data tersebut sudah menjadi Tabel. Anda perlu memformatnya terlebih dahulu, layaknya tips sebelumnya. 

Silahkan anda blok terlebih dahulu data tabel anda. Kemudian, akan ada tombol tambahan di pojok kanan bawah seperti gambar diatas. Klik bagian “Tables” dan klik “Table”. 

Dengan data yang sudah menggunakan format tabel ini, anda bisa melakukan beberapa hal. Contohnya saja ketika anda klik tanda panah bawah terhadap “Daftar Buku”, maka anda bisa menyortirnya berdasarkan huruf. Misal dari A ke Z atau Z ke A.

 6. Membuat Chart/Grafik

Sebuah data dalam tabel akan lebih menarik dilihat jika dibuatkan sebuah grafik. Karena tampilan visual tentunya lebih menarik daripada hanya sekedar data angka saja. Dengan Excel, anda dapat membuat grafik dengan mudah dan pilihan grafiknya sangat lengkap.

 Untuk membuat grafik, anda perlu memilih data yang akan ditampilkan. Pada gambar diatas, anda bisa melihat bahwa penulis memiliki dua buah tabel. Ada tabel harga buku di sebelah kiri dan tabel penjualan di sebelah kanan. Disini, penulis ingin membuat grafik/chart yang menampilkan mana buku yang paling banyak memperoleh untung.

Silahkan anda pilih kolom “Daftar Buku” dan juga kolom “Total Untung”. Gunakan tombol CTRL agar anda bisa menyeleksi atau memblok dua kolom tersebut. Jadinya, blok terlebih dahulu kolom daftar buku kemudian tekan tombol CTRL dan blok lagi kolom total untung. 

Setelah selesai memblok dua kolom tersebut, silahkan klik menu “Insert” dan lihat pada bagian “Charts”. Disini, penulis akan menggunakan opsi “Recommended Charts”, dimana Excel sudah menyediakan jenis grafik yang sesuai dengan data yang penulis blok atau seleksi.

 Silahkan pilih jenis grafik yang ingin anda pakai. Jika menurut anda kurang cocok, anda bisa mengklik tab “All charts” untuk melihat semua jenis grafik. Jika sudah memilih jenis grafiknya, klik Ok. 

7. Menggunakan Format Cell

Caranya adalah blok atau seleksi saja sel yang ingin diubah. Kemudian, klik kanan dan klik “Format Cell”.  Kemudian pada bagian “Alignment”, geser saja dengan menggunakan pointer mouse pada bagian “Orientation” seperti gambar diatas. Jika sudah, klik Ok.

8. Menggunakan fungsi manual

Sebelumnya, anda sudah mempelajari bagaimana menggunakan fungsi di Excel, yaitu dengan mencoba fungsi Autosum. Semua itu dapat anda lakukan dengan hanya mengklik fungsi yang ada. Namun terkadang, ketika data di Excel kita sudah banyak dan kompleks, ada beberapa kondisi dimana menggunakan fungsi seperti cara sebelumnya tidak efektif. Untuk itulah, Excel juga sudah membenamkan fitur dimana kita bisa memasukkan fungsi secara manual.

Kita akan mulai menggunakan fungsi yang mudah dulu, yaitu fungsi untuk menambah data yang ada. Untuk hal tersebut, silahkan anda buat data angka dulu minimal 2 sel. Kemudian pada sel berikutnya, anda bisa ketik “=sum(” (tanda tanda petik). Kemudian silahkan anda seleksi atau blok data yang akan ditambahkan. Pada gambar diatas, penulis memilih semua data yang ada di A1 hingga A5. Jika sudah, tekan enter.

Hasil dari pertambahan akan langsung muncul. Rumus atau fungsinya pun akan terlihat seperti pada gambar diatas. Penjelasannya adalah untuk memasukkan fungsi secara manual, anda perlu mengetikkan simbol “=”, diikuti dengan nama fungsinya. SUM disini adalah fungsi untuk menambahkan data. Setelah itu, beri tanda “()” dan anda bisa memilih data yang akan ditambahkan. Fungsi lengkapnya menjadi “=namafungsi(data_pertama:data_terakhir)” dan akan menjadi “=sum(A1:A5)” 

Perlu anda ketahui juga bahwa Excel sangat fleksibel. Studi kasusnya ketika data anda ternyata ada kesalahan, namun anda sebelumnya sudah menghitung data tersebut. Jangan khawatir, ketika anda mengubah data tersebut, secara otomatis jumlah dari data tersebut pun juga akan berubah. Contohnya pada gambar diatas, dimana penulis mengubah data yang ada di sel A5 berwarna kuning. Maka hasil pertambahannya pun akan berubah juga.

9. Menggunakan Conditional Formatting

Dengan Conditional Formatting, anda dapat mengolah data dengan tampilan yang lebih interaktif lagi. Misalnya anda dapat menambahkan visualisasi mengenai persentase data. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar dibawah ini.

penulis menambahkan 2 jenis Conditional Formatting. Yang pertama adalah penambahan bar dengan warna biru dan penambahan tanda panah yang menunjukkan persentase mana yang turun ataupun naik. Visualisasi seperti ini dapat membantu kita untuk melihat secara cepat data mana yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

Untuk melakukan hal tersebut, cukup pilih saja data yang akan di ubah, kemudian pilih opsi “Conditional Formatting”. Lalu, pilih format yang anda inginkan. Seperti contoh diatas, penulis menggunakan format “Data Bars”. Hasilnya bisa dilihat langsung di data yang sudah anda seleksi sebelumnya.

10. Menggabungkan 2 kolom atau baris

caranya adalah anda hanya tinggal seleksi 2 kolom/baris atau lebih. Kemudian klik tombol “Merge & Center”. Nantinya, sel C4 dan C5 akan menjadi satu. Anda bisa melakukan hal yang sama terhadap yang lainnya dengan mudah.

Pengembangan dan Latihan: Coba anda atur supaya kolom atau baris yang sudah dijadikan satu teksnya menjadi rata tengah, baik vertikal maupun horizontal. Jika anda lihat di animasi di atas, teks “No.” hanya rata tengah secara horizontal saja, tidak vertikal.

MENGGUNAKAN RUMUS , RANGE , DAN FUNGSI

·         MENGGUNAKAN RUMUS

SUM: Menjumlahkan

AVERAGE: Mencari Nilai Rata-Rata

AND: Mencari Nilai dengan Perbandingan Dan

NOT: Mencari Nilai Dengan Pengecualian

OR: Mencari Nilai dengan Perbandingan Atau

SINGLE IF: Mencari Nilai Jika Kondisi BENAR/SALAH

MULTI IF: Mencari Nilai Jika Kondisi BENAR/SALAH

Dengan Banyak Perbandingan

AREAS: Menampilkan Jumlah Area (range atau sel)

CHOOSE: Menampilkan Hasil Pilihan Berdasarkan Nomor Indeks

HLOOKUP: Mencari Data dari sebuah tabel yang disusun dalam format mendatar

VLOOKUP: Mencari Data dari sebuah tabel yang disusun dalam format

tegak

MATCH: Menampilkan posisi suatu alamat sel yang di tetapkan

COUNTIF: Menghitung Jumlah Cell dalam Suatu Range dengan

kriteria tertentu

COUNTA: Menghitung Jumlah Cell Yang Terisi

DAY: Mencari Nilai Hari

MONTH: Mencari Nilai Bulan

YEAR: Mencari Nilai Tahun

DATE: Mendapatkan Nilai Tanggal

LOWER: Merubah Huruf Teks Menjadi Huruf Kecil

UPPER: Merubah Huruf Teks Menjadi Huruf Besar

PROPER: Merubah Karakter Awal Teks Menjadi Huruf Besar

1. SUM

Rumus SUM ini terdapat fungsi yang utama adalah untuk mencari penjumlahan atau menjumlahkan, rumus SUM ini juga sering digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan atau tugas dengan cepat.

Pertama, buatlah tabel penjumlahan dan masukkan rumus sum berikut ini. Misal : =SUM(D2:E2). Cara Mencari Rumus SUM

Kedua, jika sudah dimasukkan rumus SUM tersebut kemudian tekan enter dan akan mengetahui jumlahnya.

2. AVERAGE

Rumus AVERAGE ini terdapat fungsi yang utama adalah untuk mencari nilai rata – rata suatu variabel.

• Pertama, buatlah suatu tabel untuk nilai – nilai siswa dan setelah itu masukkan rumus AVERAGE untuk mengetahui nilai rata – rata siswa. Misal : =AVERAGE(D2:F2)

• Kedua, jika sudah dimasukkan rumus AVERAGE tersebut kemudian tekan enter dan akan mengetahui hasilnya.

3. AND

Rumus AND ini terdapat fungsi yang utama adalah Menghasilkan nilai TRUE jika semua argumen yang di uji tersebut bernilai BENAR dan FALSE jika semua atau salah satu argumen bernilai SALAH.

• Pertama, buatlah tabel dan masukkan rumus AND untuk mengetahui TRUE atau FALSE. Misal : =AND(D2>G2)
• Kedua, jika rumus AND tersebut sudah dimasukkan kemudian tekan enter dan akan diketahui hasilnya TRUE atau FALSE

4. NOT

Rumus NOT ini terdapat fungsi yang utama adalah kebalikan dari rumus AND yaitu menghasilkan TRUE jika kondisi yang diuji SALAH dan FALSE jika yang diuji BENAR.

• Pertama, buatlah tabel dan masukkan rumus NOT untuk mengetahui hasilnya. Misal : =NOT(
• Kedua, jika rumus NOT tersebut sudah dimasukkan kemudian tekan enter dan akan diketahui hasilnya

.

5. OR

Fungsi akan Menghasilkan TRUE jika beberapa argumen bernilai BENAR dan FALSE jika semua argumen SALAH

6. SINGLE IF

Fungsi IF akan mengembalikan sebuah nilai jika kondisi yang dicek BENAR/SALAH dan mengembalikan sebuah nilai lainnya jika kondisi yang dicek SALAH/FALSE. Fungsi IF adalah salah satu rumus excel yang paling sering digunakan.

7. MULTI IF

Fungsi hampir sama dengan fungsi IF akan tetapi di ambil dari dua kondisi atau bisa ditumpuk beberapa perintah

8. AREAS

Fungsinya adalah Menampilkan jumlah area (range atau sel) dalam suatu referensi (alamat sel atau range yang di sebutkan).

9. CHOOSE

Fungsi CHOOSE adalah Menampilkan hasil pilihan berdasarkan nomor indeks atau urutan pada suatu referensi (VALUE) yang berisi data teks, numeric, formula atau nama range.

10. HLOOKUP

Fungsi HLOOKUP Menampilkan data dari sebuah tabel yang disusun dalam format mendatar. syaratnya penyusunan tabel ; data pada baris pertama harus berdasarkan urutan dari kecil ke besar /menaik.

Misalkan ; 1,2,3,4… ataupun huruf A-Z. Jika sebelumnya mengetikkan secara acak silhakan urutkan dengan menu Ascending.

11. VLOOKUP

Fungsi VLOOKUP ialah menampilkan data dari sebuah tabel yang disusun dalam format tegak atau vertikal. syaratnya penyusunan tabel data pada baris pertama harus berdasarkan urutan dari kecil ke besar /menaik. misal ; 1,2,3,4… atau huruf A-Z. Jika anda sebelumnya mengetik secara acak silhakan urutkan dengan menu Ascending