Poin-Poin Ms.Excel Untuk Mengatur Tampilan Dan Default Lembar Kerja

  *) Memulai Dengan Ms.Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 .

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,  penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak  ini  sangat membantu untuk  menyelesaikan permasalahan  administratif mulai  yang  paling  sedernaha  sampai  yang  lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.

*) Jendela Aplikasi Ms.Excel Dan Fungsi-Fungsinya      

Pada tampilan program excel ada beberapa area yang harus dipahami, agar mengetahui fungsi dan kegunaannya. elemen-elemen dasar pada micrososft excel adalah sebagai berikut:

1.      Quick Acces Toolbar, toolbar yang memuat beberapa tombol pintas yang bukan bagian dari ribbon.

2.      Nama Buku Kerja atau File Excel, adalah nama dari sebuah workbook yang sedang kita kerjakan.

3.      Title bar, adalah nama dari program aplikasi yang sedang kita buka.

4.      Sign In, digunakan untuk masuk kedalam akun agar dapat terhubung dengan layanan online.

5.      Sizing Botton, yang berisi tombol minimize, maximize/restore, dan close yang berfungsi untuk mengatur ukuran jendela atau mengakhiri penggunaan program aplikasi.

6.      Ribbon Tabs, merupakan kumpulan tab-tab untuk mengakses perintah-perintah pada ribbon.

7.      Tell me, digunakan untuk mencari fitur-fitur didalam excel.

8.      Share, digunakan untuk membagikan workbook.

9.   Ribbon, area yang memuat tombol-tombol perintah dan fitur-fitur yang berisi tombol atau ikon untuk mengelolah data.

10. Formula bar atau baris rumus/formula, berisi informasi sel yang sedang aktif, dengan kata lain apa yang ada pada sel dapat dilihat di formula bar.

11.    Nama kolom.

12.   Cell Pointer atau penunjuk sel, merupakan penunjuk sel yang sedang aktif.

13.    Nama baris.

14.  Vertical Scroll Bar, digunakan untuk menggeser posisi data pada layar ke atas atau ke bawah.

15.      Tombol Navigasi, berfungsi untuk berpindah antar sheet.

16.      Tab Lembar Kerja, berisi nama lembar kerja dalam suatu buku kerja.

17.      New Sheet, berfungsi untuk menambah lembar kerja baru.

18.  Horizontal Scroll Bar, berfungsi untuk menggeser posisi data pada layar ke kanan atau ke kiri.

19.  View Mode, digunakan untuk mengatur mode tampilan lembar kerja.

20.  Zoom Slider, digunakan untuk memperbesar atau  memperkecil tampilan lembar kerja.

*) Pengenalan Ms.Excel                   

Lembar kerja Ms.Excel disebut juga Worksheet terdiri dari banyak sheet:

·     CELL adalah gabungan dari kolom dan baris. contohnya sel A1 berarti sel tersebut terletak di kolom A baris 1

·         RANGE adalah gabungan dari beberapa CELL

·         COLUMN adalah sel berurutan ke bawah. 

·         ROW adalah sel berurutan ke samping

*) Perintah Dasar Pada Lembar Kerja Ms.Excel

- Memasukan Data Pada Lembar Kerja 

Cara memasukkan data pada program excel dapat dilakukan dengan cara berikut :

1.      Pilih tab insert

2.      Di toolbar insert kita dapat memasukan gambar, shape, chart sampai simbol – simbol dan hyperlink

- Mengedit Data Lembar Kerja Pada Ms.Excel

Cara mengedit data  pada program excel dapat dilakukan dengan cara berikut :

1.      Pilih tab Page layout

2.      Di toolbar Page layout, banyak sekali menu pilihan untuk mengedit, mulai dari mengatur tema, warna, margin, orientasi, background dan masih banyak lagi.

- Menyimpan Data Di Ms.Excel

Setelah anda selesai bekerja menggunakan excel anda dapat menyimpan file excel di dalam folder computer dengan 2 cara. tempat penyimpanan file excel pada versi 2013 ada 2 yaitu dapat dimpan di Cloud microsoft yaitu Onedrive atau di local hardisk.

1.      Menggunakan tombol Save pada Quick access toolbar

2.      Menggunakan shortcut keybord CTRL+S

3.      Melalui tab file

Anda dapat tentukan tempat penyimpanan folder sesuai dengan keinginan anda, sebagai contoh saya simpan file workbook excel pada Document

Apa bedanya Save dengan Save As?

Save digunakan untuk menyimpan perubahan yang terjadi dalam file, Save As digunakan ketika kita akan menyimpan file dengan nama yang berbeda.

- Menutup Lembar Kerja Pada Ms.Excel

Cara menutup program excel setelah kita selesai bekerja dengan excel dapat dilakukan dengan cara berikut :

1.      Menggunakan tombol Close

2.      Menggunakan menu File (bakstage) kemudian pilih Close.

3.      Menggunakan shortcut

Shortut untuk menutup program excel menggunakan ALT+F4

*) Mengatur Tampilan Dan Default Lembar Kerja

- Tampilan Lembar Kerja Pada Ms.Excel

·         Tampilan normal adalah tampilan default untuk semua lembar kerja di Excel.

·         Tampilan Page Layout menampilkan bagaimana lembar kerja Anda akan muncul saat dicetak. Anda juga dapat menambahkan header dan footer dalam tampilan ini.

·         Tampilan Page Break memungkinkan Anda untuk mengubah lokasi halaman yang terpisah, yang sangat membantu ketika mencetak banyak data dari Excel.

- Cara Mengatur Tampilan Lembar Kerja

Untuk mengatur tampilan dapat menggunakan Zoom Control, Zoom Control digunakan untuk mengatur seberapa besar tampilan lembar kerja yang Anda Inginkan dalam bekerja dan mengolah data sehingga dapat bekerja dengan maksimal. Anda dapat mengolah tampilan lembar kerja dengan berbagai cara yaitu:

1.      Anda dapat menggeser Zoom Control ke arah kiri untuk memperkecil tampilan lembar kerja atau arah kanan untuk memperbesar tampilan yang terletak dipojok kanan bawah dari lembar kerja

2.      Anda dapat mengklik persentasi dari nilai yang ditampilkan, sehingga Anda tampilan akan tampil zoom control, dan Anda dapat memilihnya.

3.      Dengan cara ini Anda dapat memperbesar dan memperkecil tampilan lembar kerja dengan praktis yaitu, dengan menekan tombol Ctrl dan menggerakkan scroler pada mouse, sehingga Anda dengan bebas dapat memperkecil dan memperbesar tampilan lembar kerja.

*) Mengatur Format Tampilan, Angka, Waktu Dan Huruf

- Mengatur Format Tampilan Pada Ms.Excel

Untuk Mengatur Format Tampilan pada Microsoft Excel kita menggunakan Format Cell. Berikut ini adalah cara Untuk membuka jendela Format Cell, caranya yaitu :

1.      Klik kanan pada area kerja lalu pilih format cell bisa juga dengan atau dapat menggunakan keyboard CTRL+1, Atau bisa juga dilakukan dengan cara Klik ribbon Home Pada grup Number klik tombol Number Format.

 Tab pertama adalah Format Cell Number, merupakan format cell yang digunakan untuk menseting format angka, baik untuk penomoran, nominal mata uang, tanggal, dan lainnya. Mari kita bahas satu persatu Category dari format cell Number ini:

·         General        :   Pengaturan Awal.

·         Number        : Pengaturan nomor, dengan disertai penempatan koma/titik  pada bilangan decimal.

·         Currency                  : Pengaturan mata uang dari Negara yang dipilih, terdapat pilihan symbol mata uang tiap-tiap negara.

·         Accounting   :  Pengaturan untuk sistem akuntansi.

·         Date                          :  Pengaturan format tanggal yang akan ditampilkan dalam cell.

·         Time                         :  Pengaturan format waktu.

·         Percentage   :  Pengaturan persen pada bilangan decimal.

·         Fraction       :  Pengaturan nilai pecahan.

·         Scientific     : Penggunaan nilai Nol dibelakan koma ( , ) contohnya: angka 1.000 akan menjadi 1.00E+03.

·         Text                          :  Pengaturan teks.

·         Special         : Merupakan kategori khusus, biasanya digunakan untuk format penulisan kode pos atau telepon untuk tiap cell.

·         Custom        :  Untuk mengkustom/membuat pengaturan format sendiri.

- Mengatur Format Angka Pada Ms.Excel

1.      Sama seperti sebelumnya kita klik kanan pada pada area kerja lalu pilih format cell.

Kemudian Pilih Number.

2.      Bagian Desimal places(digunakan untuk menambah angka decimal) lalu jika kita ingin data angka memiliki titik pemisah ribuan ceklis Use 1000 Separator.

3.      Lalu jika sudah klik OK.

- Mengatur Format Huruf Pada Ms.Excel

Sama seperti sebelumnya tetapi disini kita menggunakan Tab Kedua di Format Cell yaitu Alignment Untuk Mengatur Format Huruf.

Meliputi Text Alignment, Orientation, dan Text Control.

Text Alignment    : Pengaturan teks vertical atau horizontal, mau diletakkan disebelah mana teks yang dimaksud dengan memilih Left, Center, Right dll

Orientation          : Pengaturan posisi teks dengan kemiringan berapa derajat

Text Control         : Pengaturan teks panjang apakah akan menggunakan satu cell dengan atau teks memanjang dengan bagian belakang kalimat tertutup